Associa, una de las principales empresas de gestión comunitaria en América del Norte, ha dado un paso adelante en la automatización documental al implementar un sistema de clasificación potenciado por inteligencia artificial generativa. Este avance tecnológico está siendo desarrollado en colaboración con el Centro de Innovación en IA Generativa de Amazon Web Services (AWS) y está destinado a optimizar la gestión de documentos para una vasta base de clientes, la cual incluye aproximadamente a 7.5 millones de propietarios de viviendas.
Con una red de 15,000 empleados distribuidos en más de 300 oficinas, Associa enfrenta el desafío de gestionar cerca de 48 millones de documentos. Hasta ahora, la empresa dependía de sistemas de clasificación manuales que no solo consumían horas valiosas de trabajo diario, sino que también eran susceptibles a errores, generando ineficiencias operativas.
El nuevo sistema aprovecha el Acelerador de Procesamiento de Documentos Inteligente (GenAI IDP) que combina tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con capacidades de inteligencia artificial generativa. Este enfoque permite transformar documentos no estructurados en datos estructurados, facilitando su clasificación automática con alta precisión y adaptándose de manera fluida a los flujos de trabajo existentes. La expectativa es que esta innovación aumente significativamente la eficiencia operativa y permita importantes ahorros de costos.
Durante la fase inicial de evaluación, Associa probó varias configuraciones del sistema, observando que el uso de solo la primera página de un PDF para la clasificación incrementó la precisión del 91% al 95%. Esta metodología no solo mejoró la exactitud, sino que también redujo el costo de clasificación por documento. La razón radica en que las primeras páginas suelen contener las características más importantes de los documentos.
Además, la implementación ha optimizado la precisión en la clasificación de documentos no identificados, elemento crucial para la revisión manual. Associa consideró diferentes modelos de IA, concluyendo que Amazon Nova Pro ofrecía la mejor relación entre precisión y costo, logrando un 95% de precisión a un costo promedio de 0.55 centavos por documento.
Andrew Brock, presidente de Servicios Digitales y Tecnológicos de Associa, comentó que esta tecnología mejorará considerablemente la gestión de documentos, disminuyendo el esfuerzo manual involucrado en su procesamiento. Con esta innovación, Associa busca elevar sus estándares de precisión operativa mientras sigue mejorando el servicio para comunidades residenciales.
