En la actualidad, las jornadas laborales de muchas personas están repletas de reuniones. Según un reciente informe de Microsoft Work Trend Index, el tiempo que se dedica a estas ha aumentado casi tres veces desde 2020. El problema radica en que no siempre son productivas, y el mismo informe señala que las «reuniones ineficientes» son la principal barrera para lograr los objetivos.
Ya sea porque llegas tarde, te presentas sin preparación o tienes dificultades para que todos estén en sintonía, aquí te presentamos nueve formas en las que Microsoft Copilot y otras herramientas de Inteligencia Artificial pueden ayudarte a dominar las reuniones. Cabe destacar que estas funcionalidades no son exclusivas de las aplicaciones de Microsoft, sino que también se pueden encontrar en alternativas como Google Meet, Slack, Rocket Chat, Gmail, Thunderbird o Mail.app de Apple, entre otras.
Cuando siempre llegas tarde, Copilot en Microsoft Teams o en otras aplicaciones de videoconferencia puede ayudarte resumiendo los puntos clave en tiempo real para que puedas ponerte al día sobre lo que ha sucedido hasta el momento y participar sin perderte nada importante. Si no has captado el contexto, puedes preguntarle a Copilot en qué están de acuerdo o en desacuerdo los participantes, e incluso obtener un resumen en un lenguaje menos técnico.
Si tienes reuniones encima de reuniones y debes saltarte alguna, puedes pedirle a Copilot un resumen de lo que se ha dicho, las decisiones tomadas y las tareas que debes realizar. También puedes solicitar cosas como una tabla de pros y contras de las ideas que surgieron y detalles sobre la opinión de cada persona. Próximamente, los usuarios de Copilot tendrán acceso a resúmenes inteligentes de reuniones, que incluyen notas generadas automáticamente y sugerencias de tareas de seguimiento.
Cuando estás dirigiendo una reunión que no avanza, Copilot puede ayudarte a mantener el enfoque y añadir dinamismo. Puedes preguntarle cosas como «¿Qué puedo preguntar para hacer avanzar la reunión?» o «¿Qué cuestiones siguen sin resolverse?», y las respuestas serán visibles solo para ti. Copilot analizará la transcripción para darte sugerencias en tiempo real sin interrumpir la discusión.
Si compartes un espacio de oficina ruidoso, la capacidad de supresión de ruido de Teams, Google Meet, Slack u otras aplicaciones similares puede analizar tu feed de audio para retener solo el habla mientras elimina los ruidos no deseados, como el tecleo del teclado, el crujido de las bolsas de patatas fritas o los niños jugando en la casa. Próximamente, estas aplicaciones también incluirán el aislamiento de voz, que reconocerá tu voz y suprimirá otras voces y ruidos de fondo, de modo que solo se escuche tu voz cuando hables.
Cuando tu oficina se vuelve desordenada y tu próxima reunión es inminente, la función «Decora tu fondo» de Teams Premium u otras herramientas similares pueden acudir en tu ayuda. Este efecto de fondo generativo puede mejorar tu entorno real eliminando el desorden y añadiendo plantas de interior, decoraciones y otros toques que embellecen tu espacio.
Si te preocupa que tus presentaciones aburran a todo el mundo, el Entrenador de Oradores te tiene cubierto. Analiza tu discurso, incluyendo el ritmo, el tono y el uso de muletillas y lenguaje repetitivo, para proporcionarte información en tiempo real y una evaluación posterior. También analiza tu discurso en busca de palabras culturalmente sensibles y ofrece recomendaciones para un lenguaje inclusivo.
Cuando no tienes tiempo para prepararte, la aplicación Meet de Teams o similares resulta muy útil. Reúne los materiales de la reunión en un solo lugar para que puedas verlo todo rápidamente, incluyendo agendas y documentos. También puedes ver información inteligente, como el contenido sugerido para las próximas reuniones y si una reunión está fuera de tu horario laboral.
Programar reuniones puede ser una tarea tediosa, pero Copilot en Outlook, Gmail u otros clientes de correo electrónico puede ayudarte a hacerlo más fácilmente. La herramienta ya puede resumir un hilo de correo electrónico, pero a partir de marzo también sugerirá acciones como programar una llamada de seguimiento. Si eliges hacerlo, Copilot abrirá automáticamente un formulario de reunión, le dará un título y sugerirá participantes y horarios disponibles. También incluirá una agenda, archivos relevantes y un resumen del hilo de correo electrónico. ¡Y listo! Una reunión programada en pocos clics.
Las reuniones son difíciles cuando las personas no hablan el mismo idioma o tienen diferentes lenguas en las que se sienten más cómodas. La traducción en vivo de subtítulos y transcripciones en Teams Premium y otras aplicaciones puede ayudar a mantener la conversación fluida. Disponible en 40 idiomas hablados, las traducciones en tiempo real ayudan a los participantes de la reunión a leer los subtítulos y las transcripciones en su propio idioma.
En conclusión, la Inteligencia Artificial se ha convertido en una poderosa aliada para mejorar la productividad de las reuniones. Gracias a herramientas como Microsoft Copilot, Google Meet, Slack y otras similares, es posible superar los obstáculos comunes que impiden el buen desarrollo de estos encuentros laborales. Desde la preparación previa hasta la participación activa y el seguimiento posterior, estas tecnologías nos brindan un amplio abanico de posibilidades para optimizar nuestro tiempo y lograr reuniones más eficientes y fructíferas. Sin duda, la IA está transformando la forma en que nos comunicamos y colaboramos en el entorno profesional, ayudándonos a desterrar las reuniones improductivas y a sacar el máximo partido de cada encuentro virtual.
