En el dinámico mundo empresarial, hay un rol esencial que a menudo carece de visibilidad pero que es crucial para la gestión diaria: la asistente ejecutiva. Este trabajo, que ha evolucionado significativamente con el tiempo, se ha convertido en una pieza fundamental para la eficiencia y el éxito de los ejecutivos y sus compañías.
Historia del Secretariado
El rol del secretariado ha experimentado una gran transformación a lo largo de los años. En el siglo XXI, más conocido como asistente ejecutiva, ha trascendido las tareas administrativas básicas para adquirir habilidades tecnológicas avanzadas, convirtiéndose en un enlace vital entre el equipo ejecutivo y el resto de la empresa. Esta evolución ha permitido que las asistentes ejecutivas desempeñen un papel clave en la consecución de los objetivos corporativos y en la creación de un ambiente de trabajo favorable.
Habilidades de una Asistente Ejecutiva
Uno de los principales desafíos de una asistente ejecutiva es asegurar que la agenda del ejecutivo no sufra contratiempos. Esto implica priorizar correos electrónicos, filtrar llamadas según su urgencia y gestionar el calendario para evitar conflictos entre reuniones, maximizando así el tiempo del directivo de manera eficiente.
Además, la preparación de reuniones, especialmente las del consejo de dirección, requiere de una comprensión profunda, discreción y coordinación impecable para garantizar que todo transcurra según lo planificado. Estas profesionales deben resolver proyectos ad hoc, adaptándose continuamente a las necesidades del ejecutivo y liberándolo de tareas complejas para que pueda centrarse en asuntos estratégicos.
Las asistentes ejecutivas también son responsables de gestionar los viajes de los ejecutivos, asegurando que todas las necesidades estén cubiertas y justificando los gastos con total transparencia. Conocer y entender el organigrama de la empresa les permite tener una visión corporativa amplia, facilitando su capacidad organizativa y aprovechando las tecnologías para optimizar sus procesos diarios.
Herramientas de una Asistente Ejecutiva
Para cumplir con sus responsabilidades, las asistentes ejecutivas utilizan herramientas avanzadas como MS O365, Teams, SharePoint y OneNote para compartir información y colaborar eficientemente. Además, se han especializado en automatismos con Power Automate, lo que les permite gestionar tareas administrativas de manera autónoma y dedicar más tiempo a gestiones que requieren atención personal.
Con conocimientos de finanzas, estas profesionales trabajan en procesos ligados a compras, contabilización de gastos y gestión de mercancías, demostrando un liderazgo estratégico crucial para las compañías.
Soft Skills de una Asistente Ejecutiva
Las asistentes ejecutivas destacan por su alto nivel de inteligencia emocional, lo que les permite detectar cambios en el comportamiento y temperamento del ejecutivo al que asisten. La conexión entre una asistente ejecutiva y un ejecutivo es fundamental para el éxito, ya que una buena relación facilita una comunicación fluida y una gestión eficiente.
Además, estas profesionales son las encargadas de unificar equipos y realizar onboarding de nuevos empleados, facilitando grandes alianzas con el mercado exterior y contribuyendo significativamente al crecimiento y éxito de la empresa.
Reconocimiento y Visibilidad
A pesar de su importancia, las asistentes ejecutivas a menudo reciben poco reconocimiento y visibilidad dentro de las empresas. Sin embargo, su rol es fundamental no solo para el éxito de los líderes ejecutivos, sino también para el rendimiento general de la compañía. Es crucial que todas las áreas de la empresa, desde RRHH hasta los propios ejecutivos, reconozcan y valoren adecuadamente a estos profesionales, promoviendo su progresión y crecimiento en función de su responsabilidad.
En conclusión, las asistentes ejecutivas poseen la habilidad única de equilibrar múltiples prioridades en un entorno en constante cambio, demostrando discreción y la capacidad de «convertir lo difícil en simple y lo complicado en alcanzable». Su labor es vital para el éxito diario de los ejecutivos y la eficiencia operativa de las empresas.
