Si sueles desplazarte a la hora de trabajar, estarás familiarizado con los tickets de dietas, facturas de transporte y demás notas de gastos. Es vital solicitar estos documentos a las empresas, para después poder proporcionárselo a nuestros empleadores o deducirlo como gasto en la contabilidad si somos autónomos o freelances. Y para ello, lo ideal es llevar una buena gestión de estos documentos. Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?
En este artículo te explicamos unos cuantos métodos para gestionar tus notas de gastos.
La aplicación Expensya
Puedes llevar la gestión de notas de gastos con Expensya. ¿Que qué es Expensya? Expensya es una plataforma que te permite gestionar tus facturas, tickets y demás documentos de gasto, gracias a una tecnología de reconocimiento inteligente pionera en el mercado. Esta tecnología es capaz de extraer todos los datos pertinentes de tus recibos, para así digitalizarlos y analizarlos cuando desees.
Lo mejor de esta plataforma es que podrás utilizarla desde tu teléfono móvil sin tener que ingresar en un equipo de escritorio cada vez que quieras registrar una nueva nota de gasto. Simplemente tendrás que escanear el documento a través de la app, y listo. Expensya se ocupará de todo lo demás.
Y no queda ahí la cosa. Soporta varias divisas, es multiidioma, apto para varias sociedades y compatible con la mayoría de ERPs. Como ves, una solución la mar de útil.
Fotografías en el móvil
Otro método para llevar un pequeño control sobre tus notas de gasto es fotografiar dichos documentos mediante la cámara de tu teléfono móvil. Mediante este modo siempre podrás acceder a dichas notas sin miedo a que la tinta se borre y demás problemas derivados del formato físico. Eso sí, te recomiendo que crees una carpeta en tu dispositivo para las capturas que hagas de dichas notas, y que así no estén mezcladas con tus fotos personales o las imágenes que recibes por los principales servicios de mensajería.
Ojo, si vas a utilizar este método, es primordial que frecuentemente realices copias de seguridad de los ficheros de tu terminal. O al menos, de la carpeta en donde vas a guardar las imágenes de los tickets, facturas…
Archivar en una carpeta
Por último, el método más rudimentario y más peligroso, pero el que sin duda más gente pone en práctica. Se trata de guardar todos los documentos de dietas, gastos de transporte y demás en una carpeta destinada para ello. ¿Por qué digo que esta práctica es peligrosa? Muy sencillo, la tinta, sobre todo la de los tickets, suele borrarse al cabo de poco tiempo. Con el uso, el roce o simplemente el calor, se corre el riesgo de perder el documento para siempre.
Aún así, si guardas los tickets y facturas en separadores de plástico dentro de la carpeta, evitarás un poco el desvanecimiento de la tinta, prolongando la vida del documento.
Y hasta aquí las mejores maneras de gestionar las dietas y los gastos de transporte de la empresa. Espero haberte ayudado a administrar este tipo de documentos de la mejor manera posible.
