En el mundo empresarial actual, las reuniones son una parte fundamental para el funcionamiento de cualquier organización. Sin embargo, no todas las reuniones son igualmente efectivas y productivas. Según una encuesta reciente de la Harvard Business Review, el 71% de los gerentes sénior considera que las reuniones son improductivas e ineficientes. Por lo tanto, es crucial saber qué tipos de reuniones son realmente necesarias y cuáles es mejor evitar.
David Chaudron, psicólogo organizativo y socio director de la empresa consultora Organized Change, y Erin Baker, psicóloga, coach de liderazgo y exlíder corporativa de marcas como Facebook, nos explican qué reuniones de equipo son las más eficientes y cómo asegurar que el tiempo invertido en ellas aumenta la productividad.
Entre las reuniones consideradas necesarias, se encuentran las de incorporación (onboarding), que son fundamentales para ayudar a los nuevos empleados a entender la estructura de la organización, los proyectos futuros y cómo encajará su función en el panorama general. Estas reuniones no solo facilitan la adaptación de los nuevos miembros, sino que también sientan las bases para una relación eficiente con sus superiores a largo plazo.
Otro tipo de reuniones esenciales son las de lluvia de ideas, diseñadas para generar muchas ideas en un corto periodo de tiempo. Son vitales cuando se trata de resolver un problema o lograr un objetivo específico. La clave para que estas reuniones sean eficaces es centrarse en las ideas, sin juzgarlas en ese momento, y dejar la evaluación de su viabilidad para una reunión posterior.
Las reuniones de lanzamiento también son importantes cuando se inicia un nuevo proyecto o iniciativa. En ellas, los miembros del equipo deben conocer los objetivos a largo plazo, su función en el proyecto y se busca fomentar su entusiasmo y participación.
Igualmente, las reuniones retrospectivas y de sugerencias al finalizar un proyecto son fundamentales para que el equipo aprenda de la experiencia. En ellas se analiza lo que ha ido bien, lo que no ha funcionado tan bien y los cambios necesarios para futuros proyectos.
Por último, las reuniones financieras y presupuestarias son clave para evitar problemas de comunicación relacionados con el dinero. Es importante que todo el mundo tenga claro cuánto se va a invertir, en qué se invertirá y qué retorno se espera, para minimizar conflictos y sorpresas en el futuro.
Por otro lado, hay ciertos tipos de reuniones que es mejor evitar. Las reuniones de actualizaciones de estado, por ejemplo, pueden sustituirse fácilmente por comunicaciones digitales, como correos electrónicos o herramientas de colaboración. Las reuniones sin un orden del día claro también suponen una pérdida de tiempo, ya que es fundamental saber exactamente de qué se va a hablar y qué conclusiones se quieren sacar. Finalmente, no todas las reuniones tienen que ser necesariamente en persona, ya que muchas pueden realizarse de forma virtual, ahorrando tiempo y energía.
En conclusión, para asegurar la productividad de las reuniones de equipo, es esencial establecer un orden del día claro, definir los resultados esperados, elegir el medio adecuado (presencial o virtual) y, tras la reunión, dejar claros los próximos pasos y los responsables de cada tarea. Siguiendo estos consejos, las empresas pueden aprovechar al máximo el tiempo dedicado a las reuniones y fomentar una mayor productividad en el trabajo diario.
vía: Slack
