Claves para que las empresas hagan una correcta gestión de datos en base al RGPD

Hace algo más de un año que todas las empresas tienen que cumplir la normativa de la protección de datos (RGPD). Las pequeñas y medianas empresas son la que pueden tener mayor problema a la hora de realizar estos cambios debido a que cuentan con menos recursos para ello. Para que este cambio no sea tan traumático, ni costoso, hoy os queremos hablar de algunas claves que desde PrivacyCloud nos han dado para una correcta gestión de datos.

Planificar la recogida y registro de datos

Lo primero será crear un plan de utilidad para conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro de datos respete la legalidad. En base a ello, será fundamental desarrollar un plan cuya finalidad esté orientada a conocer y tener claros los procedimientos necesarios para que el registro respete la legalidad.

Utilizar las guías que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Si la PYME tiene dudas con algún campo de la protección de datos, como puede ser el deber de informar, los análisis de riesgos o con cualquier otra obligación del RGPD, puede consultar la guía para empresas que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Asegurar que el consentimiento es específico, inequívoco, libre e informado

Ya sea información de un proveedor, un cliente o un empleado, es necesario contar con su consentimiento específico, inequívoco, libre e informado para actuar conforme a la ley.

Contratar a un experto si es necesario

Si la empresa no está completamente segura de que está cumpliendo la ley es mejor dejar el tema en manos de un experto. Aunque el RGPD no obligue expresamente a contratar un Delegado de Protección de Datos a las PYMES, dependiendo de las actividades que realicen en relación con los datos que recaban es posible que en ciertas ocasiones sí estén obligados a contratar o designar un experto, por ejemplo, a la hora de tratar con datos sensibles.

Notificar los fallos de seguridad

Si la empresa tiene algún problema y sufre una fuga de información, es obligatorio notificar el suceso a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas.

Utilizar un programa de gestión de datos

Además de ser una herramienta útil que asegura a la PYMES la realización de un correcto almacenamiento de los datos,estos softwares también permiten un mejor acceso y organización de la información.

No olvidar el mantenimiento de los datos

Es importante recordar que los datos deben estar asociados a una finalidad, han de mantenerse correctamente, para ello es obligatorio realizar el “Registro de actividades de tratamiento” donde se apunta todo lo que se hace con la información con el objetivo de asegurar su protección. Además, deben ser almacenados de forma segura. Cuando la finalidad que motivó el tratamiento de los datos haya terminado, deberán ser eliminados, al igual que cuando transcurre el plazo determinado para dicho fin.

Utilizar datos que hayan sido cedidos de forma voluntaria

Actualmente existen plataformas como WeRule que permiten a los usuarios entrar en contacto con las empresas, a través de las cuales pueden ceder voluntariamente su información a sus marcas favoritas, lo que asegura a la PYME que esos datos cumplen la nueva legislación.

Siguiendo estos consejos las PYMES tienen asegurado el cumplimiento del RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD). El incumplimiento de estas medidas podría acarrear multas por un valor del 2 al 4 % del volumen de negocio del ejercicio financiero anterior o de hasta 20 millones de euros.